En un mundo donde lo único constante es el cambio, las empresas necesitan ser más ágiles para adaptarse a los nuevos escenarios. El sistema de reporting es una manera para lograrlo. Gracias a él, puedes conocer cuál es la realidad del negocio. Sin embargo, existen ciertos elementos clave que deberás tomar en cuenta para impulsar acciones de mejora en la organización.
¿Qué es el reporting y cuáles son sus ventajas?
De acuerdo con HubSpot (2021), un sistema de reporting “es la suma de informes de negocio que, en su conjunto, representan la esencia operativa de la compañía”. A partir de ellos, se llevan a cabo previsiones y se toman decisiones que impactarán a toda la organización.
Lo importante de esta herramienta es que cruza, compara y analiza los datos para transformarlos en conocimiento de valor para las empresas. Y es que de nada sirve tener grandes cantidades de información si no se sabe qué hacer con ella. Además, revisar todos esos datos requiere invertir tiempo valioso que puede retrasar la operación. En este sentido, estos son los múltiples beneficios que trae un sistema de reporting eficiente a las organizaciones:
- Puede comparar datos históricos para encontrar tendencias o repeticiones.
- La información es más confiable y transparente, ya que se origina a partir de distintas fuentes de datos.
- Puede realizar una automatización de procesos para que el acceso a los reportes sea ágil; es decir, que puedan ser consultados por el personal directivo en cualquier momento.
- Ofrece un panorama en tiempo real del estado en que se encuentra la organización.
- Acelera la toma de decisiones.
- Permite un seguimiento de las estrategias con enfoque en los objetivos.
- Facilita la manera de obtener información integrando diferentes tipos de datos y elaborando distintos formatos de informes basándose en todas las áreas de la organización.
- Puede integrarse con otras herramientas como los sistemas de soporte a la decisión (DSS) o el business
Como puedes ver, son varias las maneras en que puede ayudarte este sistema. A continuación, encontrarás algunas recomendaciones para mejorar su funcionamiento.
¿Cómo mejorar el sistema de reporting?
Evalúa las herramientas tecnológicas
Según Accenture (2021), las empresas que invierten en tecnología crecen cinco veces más rápido que sus rivales. Para eso es vital evaluar lo que tienes. Comienza elaborando un inventario. Después, identifica si existen nuevas soluciones en el mercado que ofrezcan mejores resultados. Por ejemplo, cada vez son más populares aquellas que emplean inteligencia artificial (IA).
Finalmente, elabora una lista de ventajas y desventajas. Por ejemplo, son muy utilizadas las herramientas en la nube debido a su facilidad de acceso. También existen aquellas donde no se requiere ninguna interacción manual al elaborar los reportes. Las más sofisticadas incluyen aplicaciones de procesamiento del lenguaje natural (PLN) y machine learning para clasificar y analizar los datos.
Revisa tu estructura organizacional
Este punto es importante porque cuida dos aspectos:
- La seguridad: según las jerarquías en la empresa serán los niveles de acceso a la herramienta; es decir, el director podrá emitir informes y hacer cambios, pero un empleado que apenas acaba de entrar a la organización puede que solo tenga permitido ver ciertos reportes.
- La eficiencia: según la estructura de tu empresa deben establecerse los roles y las responsabilidades de cada integrante en el sistema de reporting; de esta manera, estarán claramente definidas las líneas de actuación y operación.
No olvides el origen de los datos
El origen y la calidad de los datos son clave. De ellos depende que todo el reporting sea confiable. Revisa cómo es recopilada la información y busca formas más eficientes. Por ejemplo, si antes la experiencia del cliente (UX, por sus siglas en inglés) se medía con encuestas de satisfacción, ahora puede ser a través de chatbots y asistentes virtuales.
Establece mecanismos para reducir el riesgo
¿Qué pasaría si pierdes el servidor que almacena toda la información? ¿A quién acudir si un virus dañó los datos? Previene estas y otras situaciones que amenazan tu sistema. ¿Cómo? Consultando a tus proveedores y a los encargados de tecnología en tu empresa para saber cómo actuar. También, difundiendo las políticas que se acordaron con tus colaboradores. De esta manera, todos sabrán qué acciones realizar ante cualquier imprevisto.
Un sistema de reporting eficiente se basa en datos válidos de origen, en el empleo de controles que garanticen su seguridad y en el uso de tecnologías adecuadas y políticas de prevención del riesgo. Por eso, no pierdas de vista estos elementos. A cambio podrás ejecutar acciones que marcarán la diferencia en el negocio.
Referencias bibliográficas
Accenture. (2021). Da el salto ¡y lidera! https://www.accenture.com/_acnmedia/PDF-154/Accenture-Da-El-Salto-Y-Lidera-Report.pdf40
Santos, D. (2021, 9 de junio). Reporting en empresas: 7 claves para implementarlo con éxito. HubSpot. https://blog.hubspot.es/marketing/reporting-empresarial
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