Sistema de gestión documental: diferencias con las bases de datos

Uno de los principales retos de las estrategias organizacionales es contar con un sistema de gestión documental, cuya metodología y tecnología aporte a la gestión y operación de la empresa. En este artículo vamos a establecer en qué se diferencia de una base de datos, así como cuáles son sus características, ventajas y desventajas.

Qué es un sistema de gestión documental y qué es una base de datos

Un sistema de gestión documental es una plataforma diseñada para gestionar la creación, la recepción, la ubicación, la preservación, el acceso seguro y el flujo eficaz de los documentos de una organización, lo cual ayuda a su buen funcionamiento (Universitat Oberta de Catalunya, s.f.).

Por su parte, la base de datos se define como archivos electrónicos que almacenan datos y establecen relaciones entre ellos. Este sistema facilita el registro de datos de manera estructurada, además de realizar operaciones para su consulta, actualización y eliminación (Date, 2011).

Características de un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental evita la pérdida de documentación, adaptándose en función del contexto en que se utiliza y de los nuevos formatos de registro de información (Pixelware, 2021). Sus módulos se orientan al control, almacenamiento y gestión de archivos y de expedientes. Estas son otras de sus características (González, 2018; TIC Portal, 2021):

• Se utilizan principalmente en la fase de actividad administrativa.
• Permiten la modificación o actualización de los archivos.
• Son controlados por los usuarios, quienes también suministran los metadatos asociados a los archivos.
• Propician que las empresas e instituciones lleven a cabo sus tareas de manera más sencilla, rápida y efectiva.
• Para su adecuada implementación se requiere identificar los procesos de negocio de la organización, su flujo de información, la visión de los usuarios y cómo hacen uso de la información.

Son ejemplos de sistema de gestión documental (Caicedo, 2021):

• Alfresco Content Services.
• Docuware
• Sharepoint
• OpenText Content Suite.

Ventajas y desventajas de un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental plantea soluciones al problema de la sobresaturación de información y la pérdida de tiempo gestionando documentos disgregados. Otras de sus ventajas son (León, 2015):

• Solucionan problemas de recuperación y filtrado de información aplicando técnicas de clustering. Esto permite la agrupación, la segmentación y el análisis de los datos generados.
• Utilizan sistemas de filtrado de información configurados para devolver información que el usuario necesita de manera pertinente.

En cuanto a desventajas de un sistema de gestión documental, hay que considerar (Kyocera, 2021):

• Costos: para tener un rendimiento aceptable, algunos sistemas requieren servidores de almacenamiento con alta capacidad.
• Riesgos de seguridad: los datos son confiados a terceras personas; adicionalmente, el trabajo en línea incrementa la exposición a los ataques de malware.
  

Bases de datos: útiles para todos los sectores y en evolución

Entender las diferencias entre ambos nos da una comparativa más completa al momento de decidir qué sistema requiere la organización. Para implementar los códigos que permiten su administración, se utilizan lenguajes de programación específicos. Estos pueden clasificarse en:

• Lenguajes de consulta relacionales, principalmente Structured Query Language (SQL), con los cuales se crean modelos basados en tablas, campos, relaciones y claves (López, 2021).
• Lenguajes de consulta no relacionales (NoSQL) como GraphQL o Cassandra Query Language (CQL y la API CQL) (Ayuda Ley Protección de Datos, 2021).

Esta popularidad ha favorecido el desarrollo de aplicaciones con interfaces de usuario que facilitan la gestión de los datos (Nube Colectiva, 2021; PandoraFMS, 2021).

Características de un sistema de bases de datos

• Se enfocan en el almacenamiento y posterior consulta de datos, no de archivos.
• Tienen aplicación en todo tipo de empresas, áreas de negocio e incluso para la gestión de datos personales.
• Evolucionan para adaptarse a nuevos contextos de uso, por ejemplo:
  • Bases de datos diseñadas para gestionar big data y procesos de minería de datos en tiempo real, como Apache Hbase. Son de particular aplicación en el análisis de cantidades masivas de datos en el sector bancario.
  • Bases de datos híbridas, con posibilidad de gestionar datos estructurados y no estructurados, como Mongo DB (PandoraFMS, 2021).
  • Bases de datos inteligentes diseñadas para resolver requerimientos de conexión de múltiples dispositivos a Internet de las cosas (IoT), por ejemplo, IBM Informix (Anguiano, 2014).

En cuanto a tendencias, las bases de datos están incorporando técnicas de inteligencia artificial y desarrollos basados en cloud computing.

Ventajas de los sistemas de bases de datos

• Han incentivado el desarrollo de APIs (Application Programming Interfaces); estas hacen posible la comunicación directa con otras aplicaciones.
• Implementan varios niveles o capas de seguridad. Esto incluye definición de privilegios de acceso, contraseñas encriptadas y codificación de los datos.
• Soportan gran cantidad de datos, con aplicaciones que almacenan decenas de millones de datos que se relacionan a través de claves, grafos, objetos, o en formatos no relacionales (Graph Everywhere, s.f.).
  

Desventajas de los sistemas de bases de datos

Aun con sus ventajas y utilidad, las bases de datos también tienen características que generan desventajas:

• Necesidad de conocer los lenguajes de consulta para sacar mayor provecho de estas tecnologías.
• Requerimiento de inversión para contratar espacio de almacenamiento.
• Posibilidad de fallos que afectan áreas críticas de la empresa.
  

Ya no es suficiente con guardar documentos en archivos

Las bases de datos se utilizan en empresas de todos los tamaños y áreas: retail, telecomunicaciones, transporte, gaming, educativas, banca, salud, etc. Cualquiera que requiera del almacenamiento persistente, actualización y recuperación rápida de datos se beneficia de ellas.

Sin embargo, ya no es suficiente con solo utilizar aplicaciones de gestión de archivos, respaldar en discos y utilizar bases de datos. Se requiere de un sistema de gestión documental el cual aporta beneficios adicionales. Con este puedes generar información para la inteligencia de negocios mediante agrupación, segmentación y filtrado del contenido de los documentos.

Para adaptarse a los requerimientos de la economía digital, se requiere del aprovechamiento eficiente de la información. Por ello, un sistema de gestión documental es una plataforma adecuada para la gestión de archivos heterogéneos.

Referencias bibliográficas

Anguiano, M. (2014). Características y tipos de bases de datos. IBM. https://developer.ibm.com/es/articles/tipos-bases-de-datos

Ayuda Ley Protección de Datos. (2021). Bases de datos. ¿Qué son? Tipos y ejemplos. https://ayudaleyprotecciondatos.es/bases-de-datos

Caicedo, N. (2021). Software de Gestión Documental: Comparativa funcional y precios. Ricoh. https://digital.ricoh.es/software-gestion-documental-comparativa-precios

Date, C.J. (2011). Introducción a los Sistemas de Bases de Datos. 7ma ed. Addison-Wesley Iberoamericana.

González, L. (2018). Gestión de documentos electrónicos: Definiciones. Bibliopos. https://www.bibliopos.es/gestion-de-documentos-electronicos-definiciones

Graph Everywhere. (s.f.). Bases de Datos NoSQL | Qué son, marcas, tipos y ventajas. https://www.grapheverywhere.com/bases-de-datos-nosql-marcas-tipos-ventajas

Kyocera. (2021). Control documental en la nube: ventajas y desventajas. https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/control-documental-en-la-nube-ventajas-y-desventajas.htm

León, E. (2015). HARTFORD – Sistema Inteligente de Gestión de Documentos Mercantiles. Universidad de Castilla – La Mancha, España. https://ruidera.uclm.es/xmlui/bitstream/handle/10578/6947/TFG_Eloy_Leon_Matas.pdf

López, J. (2021). ¿Qué es SQL y para qué sirve? Coderhouse. https://www.coderhouse.com/blog/que-es-sql

Nube Colectiva. (2021). 5 Bases de Datos Que Debes Aprender en 2021. https://blog.nubecolectiva.com/5-bases-de-datos-que-debes-aprender-en-2021

PandoraFMS. (2021). Tipos de bases de datos y las mejores bases de datos de 2021. https://pandorafms.com/blog/es/tipos-de-bases-de-datos-y-las-mejores-bases-de-datos-del-2016

Pixelware. (2021). Sistemas de gestión documental y beneficios de su implantación en los procesos de negocio. https://pixelware.com/sistemas-gestion-documental

 R2 Docuo. (2021). Gestión Documental – Cómo implantar un Sistema de Gestión Documental online. https://www.r2docuo.com/es/gestion-documental

 TIC Portal. (2021). Implementación de un sistema de gestión documental. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/implementacion-gestion-documental

UNADE. (2019). Importancia de la base de datos MySQL. https://unade.edu.mx/importancia-de-la-base-de-datos-mysql

Universitat Oberta de Catalunya. (s.f.). Qué es un sistema de gestión documental (SGD). https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html